ALGEmene voorwaarden

1. Algemeen
1.1 Alle rechtsverhoudingen tussen ConceptF@work B.V. met maatschappelijke zetel te Eikelbosstraat 196, 3530 Helchteren BTW BE1009.810.778 (verder genaamd ‘ConceptF@work’) en de opdrachtgever worden beheerst door de navolgende algemene voorwaarden. 1.2 ConceptF@work biedt organisaties en professionals begeleidingstrajecten aan op vlak van change management en leiderschap. 1.3 Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn enkel tegenstelbaar aan ConceptF@work indien zij deze voorafgaandelijk uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard. 1.4 Deze algemene voorwaarden maken integraal deel uit van de offerte. In geval van conflict tussen de bepalingen van de offerte en de bepalingen van de algemene voorwaarden hebben de bepalingen van de offerte voorrang. 1.5 Voor zover de opdrachtgever algemene voorwaarden voor haar leveranciers of dienstverleners heeft, worden zij uitgesloten. 1.6 ConceptF@work behoudt zich het recht voor onderstaande algemene voorwaarden op elk moment te wijzigen. De gewijzigde versie zal slechts op al lopende overeenkomsten van toepassing worden voor zover deze nieuwe voorwaarden uitdrukkelijk door de opdrachtgever worden aanvaard.

2. Offerte
2.1 Een offerte van ConceptF@work is slechts een uitnodiging tot het plaatsen van een opdracht bij ConceptF@work en is slechts geldig ten aanzien van de persoon/personen aan wie de offerte gericht is. 2.2 Een offerte heeft een geldigheidsduur zoals vermeld staat op de offerte zelf, of bij gebreke hieraan een geldigheidsduur van 30 dagen na datum van de offerte. 2.3 ConceptF@work heeft vóór de aanvaarding van de offerte door de opdrachtgever het recht om fouten in een offerte recht te zetten of de offerte in te trekken. De offerte is gebaseerd op de gegevens die de opdrachtgever heeft verstrekt. 2.4 Offertes omvatten enkel de opdrachten erin vermeld, met expliciete uitsluiting van enig meerwerk ingevolge een wijziging van de opdracht door de opdrachtgever, door onvoorziene omstandigheden of enige andere reden. 2.5 De aanvaarding van de opdrachtgever van de offerte is onherroepelijk.

3. Totstandkoming van de overeenkomst
3.1 Een overeenkomst komt pas tot stand na de schriftelijke aanvaarding van de offerte door de opdrachtgever. ConceptF@work zal evenwel pas tot uitvoering van de opdracht overgaan indien ook het eventueel gevraagde voorschot is betaald op de bankrekening van ConceptF@work. 3.2 Eventuele aanvullingen of andere wijzigingen van de opdracht zijn eveneens pas geldig na onderling overleg en schriftelijk akkoord hiervan door ConceptF@work. Deze wijzigingen kunnen uiteraard ook een invloed hebben op het kostenplaatje. 3.3 Door zijn aanvaarding erkent de opdrachtgever volledig geïnformeerd te zijn over alle aspecten van de diensten.

4. Verwerking van persoonsgegevens
4.1 De opdrachtgever geeft ConceptF@work de toestemming om diens gegevens op te nemen in haar klantenbestand. ConceptF@work streeft ernaar persoonsgegevens te beschermen overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving. ConceptF@work verwijst dienaangaande naar haar Privacy- en Cookieverklaring die bij deze opdracht ter hand zal worden gesteld aan opdrachtgever en geacht wordt integraal deel uit te maken van deze algemene voorwaarden. 4.2 Wanneer ConceptF@work persoonsgegevens zou verwerken namens de opdrachtgever, zullen partijen overgaan tot ondertekening van een verwerkersovereenkomst. 4.3 ConceptF@work wacht de toestemming van haar opdrachtgever steeds af om diens handelsnaam en logo te gebruiken in het kader van promotionele activiteiten zoals in brochures voor prospects of op social media. De opdrachtgever kan hier te allen tijde schriftelijk protest tegen uitbrengen, waarna de vermelding onmiddellijk en definitief wordt verwijderd.

5. Annulatie
5.1 Bij annulatie door de opdrachtgever van specifieke korte opdrachten van minder dan zes (6) maanden worden steeds de verrichte prestaties aangerekend met een minimum van 30% van de afgesproken vergoeding, alsmede gemaakte en nog te maken kosten voortvloeiende uit verplichtingen die ConceptF@work reeds had aangegaan met het oog op de vervulling van de opdracht. Dit alles onverminderd vergoeding voor hoger bewezen schade. 5.2 Wijziging naar een datum die meer dan drie (3) maanden na de afgesproken datum valt, wordt als een annulatie beschouwd, waarbij bovenstaande annulatievoorwaarden gelden. 5.3 Voor opdrachten van zes (6) maanden of meer, geldt een opzegtermijn van één (1) maand voor beide partijen en dit tenzij anders overeengekomen tussen partijen.

6. Uitvoering als zelfstandig dienstverlener
6.1 Datum en plaats van uitvoering is zoals aangegeven in de offerte. 6.2 ConceptF@work verbindt er zich toe de opdracht naar beste vermogen en met de vereiste zorg uit te voeren. Het betreft een middelenverbintenis. Partijen zijn geen exclusiviteit overeengekomen. Als zelfstandig dienstverlener is ConceptF@work volledig vrij om de uitvoering van de opdracht naar eigen vermogen en inzicht te verrichten. ConceptF@work zal haar eigen infrastructuur en materialen gebruiken, tenzij anders overeengekomen. 6.3 ConceptF@work is geen werknemer van de opdrachtgever, maar ConceptF@work zal de algemene richtlijnen en strategische beslissingen genomen door de opdrachtgever respecteren. 6.4 Alle documenten, briefwisseling en onderhandelingen gevoerd tussen ConceptF@work en de opdrachtgever, dienen aanzien te worden als een noodzakelijk instrument om hen toe te laten de diensten overeenkomstig de overeenkomst uit te voeren en niet als de uitdrukking van enigerlei gezagsverhouding tussen ConceptF@work en de opdrachtgever. 6.5 Geen van beide partijen verkrijgt op grond van de overeenkomst enig recht, enige macht of bevoegdheid om op te treden als werknemer, agent of vertegenwoordiger van de andere partij, voor welke doeleinden dan ook of om de andere partij te verbinden op welke wijze dan ook, zonder de voorafgaande toestemming van de andere partij.

7. Samenwerking met derden
ConceptF@work kan een beroep doen op onderaannemers voor de uitvoering van de overeenkomst zonder dat een voorafgaandelijk akkoord van de opdrachtgever nodig is.

8. Vertrouwelijkheid
ConceptF@work respecteert de principiële vertrouwelijkheid van de opdracht en zal de informatie uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van de diensten. Wanneer ConceptF@work voor de uitvoering van een opdracht beroep doet op onderaannemers, worden onderaannemers ook verplicht om de vertrouwelijkheid te respecteren. Omgekeerd aanvaardt ook de opdrachtgever de vertrouwelijkheid van deze overeenkomst en opdracht te respecteren. Partijen kunnen desgewenst een aparte vertrouwelijkheidsovereenkomst aangaan.

9. Medewerking van de klant
9.1 Om een correcte en tijdige uitvoering van de opdracht(en) te kunnen garanderen, verwacht ConceptF@work van de opdrachtgever een vlotte medewerking en de terbeschikkingstelling van alle redelijkerwijze benodigde informatie, zowel uit eigen inzicht als op eenvoudig verzoek. ConceptF@work kan geenszins worden aangesproken in rechte wegens fout of nalatigheid, noch kan de opdrachtgever de factuur niet of slechts gedeeltelijk voldoen, omwille van incorrecte of onvolledige of te laat bezorgde informatie van de opdrachtgever. Desgevallend kan een meerprijs worden doorgerekend voor extra verrichte werkzaamheden ingevolge foutieve of onvolledige informatie. Ook is ConceptF@work alsdan steeds gerechtigd deze overeenkomst/haar prestaties op te schorten. 9.2 Indien in het kader van de opdracht werkzaamheden worden verricht op kantoor van de opdrachtgever of op een door hem aangewezen locatie, zorgt de klant voor een adequate werkruimte en in redelijkheid gewenste en benodigde faciliteiten en dit zonder dat hiervoor kosten aan ConceptF@work kunnen worden doorgerekend.

10. Meerdere contactpersonen
Indien de opdrachtgever meerdere contactpersonen heeft, is ConceptF@work gerechtigd op instructie van één van die personen te handelen, tenzij anders overeengekomen.

11. Onmiddellijke beëindiging en overmacht
11.1 ConceptF@work behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor de overeenkomst, zonder gerechtelijke tussenkomst, op elk ogenblik, zonder ingebrekestelling, zonder opzeggingstermijn of schadevergoeding op te schorten of te ontbinden indien er redenen zijn die de professionele samenwerking verhinderen zoals: schending door de opdrachtgever van diens verplichtingen vermeld in deze algemene voorwaarden en/of de offerte of enige andere overeenkomst tussen partijen; belangenconflict; kennelijke vertrouwensbreuk; indien de opdrachtgever ConceptF@work zou verzoeken haar integriteit of aansprakelijkheid in het gedrang te brengen; ingevolge faillissement, overlijden, onbekwaamheid, minnelijke of gerechtelijke ontbinding, staking van betaling, voorlopig bewind, collectieve schuldenregeling, alsook ingevolge ieder ander feit wijzende op de insolvabiliteit van de opdrachtgever. 11.2 De opschorting of ontbinding op basis van voorgaande gronden zal schriftelijk door ConceptF@work worden medegedeeld. 11.3 De ontbinding van de overeenkomst brengt de opeisbaarheid mee van alle facturen, zelfs indien deze nog niet vervallen zijn en alsook alle toegestane betalingsvoorwaarden vervallen. De opdrachtgever zal ConceptF@work alsdan in ieder geval steeds de vergoeding voor verrichte prestaties met een minimum van 30% van de afgesproken vergoeding voor de reeds verrichte prestaties betalen, alsmede gemaakte en nog te maken kosten voortvloeiende uit de verplichtingen die ConceptF@work reeds had aangegaan met het oog op de vervulling van de opdracht, onverminderd vergoeding voor hoger bewezen schade. 11.4 Bovendien kunnen er zich situaties van force majeure (overmacht) voordoen. De volgende situaties zullen in ieder geval als een force majeure situatie te beschouwen zijn: elektronische panne, natuurrampen, brand, oorlog, files op de Europese wegen, overheidsmaatregelen in het kader van een epidemie/pandemie, ziekte van de eventueel besproken aangeduide uitvoerder van de opdracht. ConceptF@work kan niet aansprakelijk worden gehouden voor vertragingen of niet uitvoeren van de opdracht ingevolge deze overmacht situaties.

12. Feedback en klachten
De opdrachtgever zal ConceptF@work tijdig de nodige feedback geven en haar onverwijld op de hoogte brengen van moeilijkheden of bezwaren. Het indienen van klachten heeft evenwel geen invloed op enige (tussentijdse) betalingsverplichting.

13. Intellectuele eigendom
13.1 ConceptF@work zal de intellectuele eigendomsrechten van de werken van de opdrachtgever respecteren. ConceptF@work zal het auteursrecht en andere intellectuele eigendomsrechten, dan wel haar gebruiksrechten, op alle door haar opgemaakte documenten en materialen, waaronder ook teksten, tekeningen, PowerPoints en notities behouden en dit ongeacht of hiervoor aan de opdrachtgever kosten werden in rekening gebracht. De opdrachtgever aanvaardt enkel een beperkt recht van toegang, gebruik en weergave te verkrijgen, en dit in overeenstemming met de oorspronkelijk kenbaar gemaakte doelstellingen en bestemmingen. Zonder uitdrukkelijke toestemming van ConceptF@work kan niets openbaar worden gemaakt of gebruikt. De opdrachtgever kan zonder voorafgaandelijke toestemming geen foto’s, video- of audio-opnames maken van trainingen. Deze toegekende rechten zijn op een niet-exclusieve basis toegekend en zijn niet-overdraagbaar. Elk werk dat door ConceptF@work ontwikkeld wordt, dient enkel en alleen voor gebruik van de opdrachtgever, desgevallend voor de specifieke doelgroep van werknemers/medewerkers. De opdrachtgever is eveneens verantwoordelijk voor ieder vastgesteld ongeautoriseerd gebruik door derden ingevolge diens toedoen.

13.2 In geval de opdrachtgever zelf materiaal aanreikt, zoals teksten of foto’s, garandeert de opdrachtgever dat het gebruik hiervan geen inbreuk maakt op enig intellectueel eigendomsrecht en dat hij ConceptF@work hiervoor zal vrijwaren.
13.3 ConceptF@work behoudt zich het recht voor de naar de opdrachtgever doorgestuurde en opgemaakte documenten en materialen te gebruiken voor publicitaire doeleinden en algemene informatie, zo gevraagd geanonimiseerd.

14. Betaling en facturatie
14.1 Tenzij anders overeengekomen, zijn de tarieven weergegeven in EURO (€), exclusief BTW en andere taksen en eventuele andere bijkomende kosten. Onder bijkomende kosten vallen onder meer verplaatsingskosten die telkens zullen worden doorgerekend aan het bedrag vermeld op de offerte. Indien ConceptF@work dient in te staan voor opdrachten in het buitenland vallen alle kosten die onmiddellijk verband houden met de uit te voeren opdracht ten laste van de opdrachtgever. Bij opdrachten in het buitenland of waarbij de heenreis meer dan 100 km van het kantoor van ConceptF@work bedraagt, wordt indien zo afgesproken een hotelovernachting met ontbijt aangerekend. Andere bijkomende kosten kunnen zijn voorbereidingskosten, vertaalkosten, kosten voor bijkomende meetings, kosten -testen.
14.2 ConceptF@work behoudt zich het recht voor een voorschot te vragen alvorens tot de uitvoering van de overeenkomst over te gaan. Het eventueel te betalen voorschot staat vermeld in de offerte. Daarna volgt een afrekening per maand, dan wel op het einde van de opdracht, zoals nader bepaald tussen partijen.
14.3 De facturen van ConceptF@work zijn integraal betaalbaar via het rekeningnummer van ConceptF@work vermeld op de factuur, zonder korting en dit binnen vijftien (15) dagen na de factuurdatum.
14.4 Facturen kunnen enkel schriftelijk worden geprotesteerd bij aangetekend schrijven binnen de veertien (14) dagen na factuurdatum en met vermelding van de factuurdatum, factuurnummer en gedetailleerde motivering. Indien ConceptF@work geen (tijdige) betwisting bereikt binnen voorvermelde periode, wordt de factuur geacht aanvaard te zijn door de opdrachtgever. In geval een factuur aan meerdere personen is gericht, zijn zij allen hoofdelijk aansprakelijk voor de voldoening van de factuur.
14.5 Voor elke factuur dat geheel of gedeeltelijk niet is betaald op de vervaldag wordt van rechtswege, zonder ingebrekestelling, een nalatigheidsintrest aangerekend aan 8% per jaar van het openstaande bedrag.
14.6 Onverminderd het voorgaande behoudt ConceptF@work zich het recht voor een forfaitaire schadevergoeding te vragen van honderd vijftig euro (€ 150,00) en dit onverminderd rechterlijke vordering tot vergoeding voor hoger bewezen schade.
14.7 Bovendien brengt de betalingsachterstand de opeisbaarheid mee van alle andere facturen, zelfs indien deze nog niet vervallen zijn en vervallen alle toegestane betalingsvoorwaarden.

15. Aansprakelijkheid
15.1 De verbintenis is in hoofde van ConceptF@work een middelenverbintenis c.q. inspanningsverbintenis.
15.2 De aansprakelijkheid van ConceptF@work, contractueel en extracontractueel, is beperkt tot het factuurbedrag van de factuur aangaande de gebrekkige prestaties.
15.3 ConceptF@work zal in geen geval verplicht worden tot het vergoeden van schade ingevolge een verlies van baten, goodwill, handelsopportuniteiten of verwachte voordelen of besparingen, verlies of vernietiging of beschadiging van de gegevens, noch tot het vergoeden van (andere) onrechtstreekse of gevolgschade zoals maar niet beperkt tot schade aan derden.
15.4 De uitsluiting van aansprakelijkheid is niet van toepassing wanneer de aansprakelijkheid een gevolg is van fraude, bedrieglijk opzet, grove nalatigheid of wanneer de vigerende wettelijke bepalingen een dergelijke beperking niet zouden toelaten.
15.5 Onverminderd dwingende wettelijke bepalingen of bepalingen van openbare orde, vervalt elke aanspraak ten aanzien van ConceptF@work in elk geval indien de vordering in rechte niet is ingesteld binnen het jaar nadat de omstandigheid die aanleiding geeft of kan geven tot aansprakelijkheid ontdekt wordt, of redelijkerwijs kon ontdekt worden. Indien ConceptF@work wordt aangesproken ingevolge een fout of nalatigheid van ConceptF@work en een derde en/of de opdrachtgever, zal ConceptF@work ten hoogste aangesproken kunnen worden voor de schade die rechtstreeks is veroorzaakt door de fout of nalatigheid van ConceptF@work zonder hoofdelijk of in solidum gehouden te zijn met die derde en/of de opdrachtgever.
15.6 De opdrachtgever zal ConceptF@work vrijwaren tegen vorderingen van derden in verband met of voortvloeiende uit de opdracht ingevolge zijn fout.

16. Slotbepalingen
16.1 De opdrachtgever kan zijn overeenkomst of een deel ervan niet overdragen aan een derde partij zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van ConceptF@work.
16.2 De eventuele nietigheid van een of meerdere van de bepalingen van deze algemene voorwaarden (of delen ervan) doet geen afbreuk aan de toepasselijkheid van alle andere clausules. In geval van nietigheid van een of meerdere bepalingen, zullen de opdrachtgever en ConceptF@work, in de mate van het mogelijke volgens hun overtuiging, onderhandelen om de nietige bepaling(en) te vervangen door (een) equivalente bepaling(en) die beantwoord(t)(en) aan de algemene geest van deze algemene voorwaarden.
16.3 Het Belgische recht is van toepassing op de overeenkomst tussen ConceptF@work en de opdrachtgever. Alle geschillen tussen ConceptF@work en de opdrachtgever behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbank van het arrondissement waar ConceptF@work haar vestigingsadres heeft.